Die digitale Transformation macht auch vor Steuerberatern nicht halt: Mit dem besonderen elektronischen Steuerberaterpostfach (beSt) wird der Austausch mit Justizbehörden und Gerichten schneller, sicherer und effizienter. Seit der Bereitstellung sind alle Steuerberater verpflichtet, das beSt zu nutzen – doch welche Vorteile bringt es konkret, und wie kann es eingerichtet werden?
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Was ist das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt)?
Das beSt ist ein digitales Postfach für alle in der Steuerberatung. Es ermöglicht, Nachrichten und Dokumente verschlüsselt zu verschicken und zu empfangen. Das heißt: Nur die sendende und die empfangende Seite können die Inhalte lesen, zum Beispiel Gerichte, Behörden oder andere Kanzleien.
Das Postfach wurde von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) eingeführt und ist Teil der Steuerberaterplattform. Ziel ist es, eine einheitliche und sichere digitale Kommunikation im Berufsstand zu schaffen.
Funktionen des besonderen Steuerberaterpostfachs
Das beSt bietet verschiedene zentrale Funktionen, die den digitalen Austausch erleichtern:
Sichere Kommunikation: Nachrichten und Dokumente werden verschlüsselt über das besondere elektronische Steuerberaterpostfach übertragen.
Rechtssicherheit: Jede Übermittlung lässt sich im beSt eindeutig nachverfolgen.
Zugriff rund um die Uhr: Steuerberater können jederzeit und ortsunabhängig auf ihr Postfach zugreifen.
Automatisierte Zustellung: Eingehende Nachrichten werden direkt gespeichert und bleiben unverändert abrufbar.
Integration in bestehende Systeme: Das Steuerberaterpostfach lässt sich mit bestehender Kanzleisoftware verbinden, damit Abläufe einfacher werden.
Nutzungspflicht des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs
Alle Steuerberater und Steuerbevollmächtigten unterliegen einer aktiven und passiven Nutzungspflicht für das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt). Das bedeutet, dass sie nicht nur Mitteilungen über das beSt versenden müssen, sondern auch verpflichtet sind, regelmäßig eingehende Nachrichten zur Kenntnis zu nehmen und darauf zu reagieren.
Besonders relevant ist die Passivnutzungspflicht gemäß § 86d Abs. 6 StBerG: Steuerberater müssen sich selbst dann für das beSt registrieren und dieses nutzen, wenn sie angestellt sind, keine Finanzgerichtsprozesse führen oder aktuell keinen gerichtlichen Schriftverkehr haben. Diese Verpflichtung gilt unabhängig von der individuellen beruflichen Situation.
Zudem besteht die Registrierungspflicht auch dann, wenn neben der Zulassung als Steuerberater bereits eine Rechtsanwaltszulassung mit einem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) vorliegt. Ein bestehendes beA entbindet Steuerberater also nicht von der Nutzungspflicht des beSt.
Verstöße gegen diese Pflichten können berufsrechtliche Konsequenzen haben, weshalb eine fristgerechte Einrichtung und regelmäßige Nutzung des beSt unerlässlich ist.
Einrichtung des beSt Postfachs
Die Einrichtung des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs erfolgt in mehreren Schritten:
Registrierung beim Steuerberaterverzeichnis
Alle eingetragenen Personen in der Steuerberatung bekommen persönliche Daten für ihr beSt.
Einrichtung des Postfachs
Über das EGVP-Portal erfolgt die Aktivierung des Postfachs.
Installation einer beSt-kompatiblen Software
Zum sicheren Abrufen und Versenden von Nachrichten wird eine entsprechende Software benötigt.
Erstellung und Verwaltung von Zertifikaten
Die Authentifizierung erfolgt über spezielle elektronische Zertifikate.
Erster Testlauf
Um die Funktionsfähigkeit sicherzustellen, wird eine Testnachricht versendet.
Vorteile des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs
Die Nutzung des Steuerberater Postfachs bringt zahlreiche Vorteile:
Zeitersparnis durch digitale Kommunikation ohne Postwege
Senkung von Kosten für Porto und Papier
Hohe Sicherheitsstandards durch Verschlüsselung und digitale Signaturen
Rechtskonforme Archivierung und Nachweisbarkeit
Erfüllung gesetzlicher Vorgaben für Steuerberater
Das Steuerberaterpostfach macht den Austausch mit Gerichten, Behörden und Kanzleien sicher und effizient. Damit wird es Teil der digitalen Infrastruktur des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV), die verschiedene Berufsgruppen miteinander verbindet. Wer es rechtzeitig einrichtet und regelmäßig nutzt, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und profitiert von digitalen Abläufen.
